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專案系統狀況總共區分為三種類型：

1. 系統未進行開發：如果此專案系統，在系統「功能」的資料表列中，沒有任何一項功能，那麼這個專案系統將被標記成「未開發」。（一個系統不可能有零種功能）
2. 系統開發中：如果此專案系統，在系統「功能」資料表中，具備一項問題以上，但是仍有問題未被解決，那麼將被標記成「開發中」。
3. 系統開發完成：如果此專案系統，在系統「功能」資料表中，具備一項問題以上，且所有問題均已經被解決，那麼將會被標記成「開發完成」。

業管單位：功能需求之操作

1. 提出「功能需求」前，請先針對「專案系統」進行內部的討論與整併，雷同之功能請勿重覆提出，以免未來驗收及交接時，功能清單重覆而無法進行點收。
2. 所有的功能需求提出但是底下尚未擁有問題或回覆產生，那麼系統允許直接「刪除」此筆功能需求。
3. 承上，如果此筆功能需求下已經有具有問題或回覆產生，那麼系統會將刪除的操作功能一併取消。
4. 只有功能需求的原編寫者，才有具備「刪除」此筆功能需求的操作能力。
5. 任何一個人都可以編輯任何一個專案系統下的任何一個功能需求及描述，但是所有的過程都將會被記錄下來且不可刪除。

業管單位：功能需求之審核

1. 當某個功能需求下，最末筆資料被業管人員填入並註記成「已完成此功能」時，系統就會自動出現「審核」按鈕，來讓業管單位主管終結此功能需求。
2. 所有的人都可以進行「審核」功能需求之操作，但建議這項動作由單位主管來執行比較妥當，也可以讓自己比較清楚的瞭解目前的系統功能完成度。
3. 已經被審核過後之功能需求，若業管單位人員再度發現存在其它問題時仍然可以再繼續提出問題，此時功能需求的「已審核」狀態會被自動消除並回到「未審核狀態」，系統同時會自動寄出Email通知給「原審查者」進行知會。
4. 如果某專案系統是由ａ單位負責規劃執行，但是ｂ單位具有實際業務的使用情況，則ｂ單位有義務進行「跨單位」的功能需求提出，經過內部溝通協調後，由ａ單位進行功能需求的新增或修正。

廠商：功能需求之問題回覆

1. 廠商有善盡傾聽、回覆與完成本校業管單位提出的功能需求之義務，以利創造出對於學校具有實質可運作，並最佳化人員工作效率之專案系統。
2. 業管單位與廠商，可以在這個區域內進行問題的提出與回覆，所有的對談歷程都會被記錄下來且不可刪除。
3. 每一筆問題與回覆的流水單號均是唯一數值，必要時可用來被視別與追蹤用。
4. 系統提供業管單位或廠商，針對某一筆問題進行回覆之功能。
5. 當有一筆問題被業管單位發出時，該負責該專案系統的廠商下所有的工程師們，都會被即時Email進行通知。

其它說明：

1. 請詳細並謹慎的列舉每一個專案系統內的功能需求，日後進行驗收與交接程序時，將依據此清單進行點收。
2. 沒有列在某專案系統上的功能需求，日後也不會再進行任何開發與修改，學校將透過此「專案完整度評估系統」以確保購入或執行專案之可用性，並避免違反驗收制度及程序。

系統整併歷程下載：